「まるで引継ぎが仕事・・・」退職者から丸投げの引継ぎを受けた時の対策

お疲れ様です。
ブラック企業は退職者が後を絶えません。
その度に引き継ぎをしますね。
急に丸投げされると不安でしょうがないですよね。

まるで引継ぎが仕事のよう。
退職者は基本的に仕事丸投げなので入社したてとかだと要領がわからなくまじで困ります。
ブラック企業では入社直後でも人材不足により即戦力としてカウントされるのがしんどい。

右も左もわからないうちから引き継ぎはなかなかにヘビー。

正直、引継ぎしたくないですね・・・。

さて、この記事では少しでも円滑に引き継ぎが進むように、ポイントを記載しています。

度重なる退職者に備えてイメージしながら読んで頂ければコレ幸い。
全ての仕事が個々の社員の裁量で行われているため、マニュアルなんて存在しません。

「引き継ぎお願いします！」と言っても何も出てきません。

逆に、何が聞きたいの？というカンジ。

これは困りました。

まるで海のど真ん中に放り投げられたかのような感覚に陥りますね。
少しでも引き継ぎがラクになる事を祈りながら説明していきます。

マニュアルのない引き継ぎを行うにあたっての流れ

さて、引き継ぐ方は退職するためウキウキで引き継ぎどころではありません。
サッサと終わらせたいので聞かないと答えてくれません。

そんな時、引き継がれる側は下記の流れで行うと効果的です
下記にフローを纏めておきます。

step
1引き継ぐ業務の目的を知る

step
2仕事が発生した背景を引継ぐ

step
3引継ぎタスクの登場人物とその役割を知る

step
4業務を行う上で想定される事象を質問しておく

step
5過去に起きたトラブルを知る

step
6引継ぐ仕事の流れと期日を貴方がまとめる

step
7属人的なポイントを俯瞰して確かめる

こんなところです。
流れをリストアップすると少し不安が和らぎますね。

引継ぎの注意点ですが、いきなり手順を聞いても絶対に忘れます。

さらにブラック企業の社員は基本寝不足なのでモレがないと思っていてもモレ
ある状態が蔓延しています。

さらにブラック企業では引き継ぎなどの時間を短縮する事に経営者やっきになっているため、引継ぎが中途半端に行われる事があまり問題視されません。

教え合う時間をブラック企業は無駄とし、嫌います。
上司は自分が参加する打ち合わせは好きなんですけどね。

上記のフローを行う事で、後任者の貴方は考える事が多いです。
が、引継ぎ手順ををしっかりしておけばモレがあった時でも推測で答えに近づける事が出来るので便利です。

さて、それぞれ深掘りしていきましょう。

引き継ぐ仕事の目的は？

その仕事の目的をまずは聞きましょう。
下記からしっかりと見定めます

その仕事は未実施では困る仕事なのか？
行わなくても別に困らない摩訶不思議タスクか？

業務未遂行の場合、誰が困るのか？を考えて質問すると非常にスムーズです。

担当者ベースで理由がわからずに行なっている仕事ってブラック企業では横行していますからね。

退職を予定している前任者は適当なので、必ず自身で考えましょう。
前任者が「やらなくてもいいよ！」って言ってました！なんて通じません。

引き継いでくれる人は、その時にはもう会社にいませんよ。
貴方の責任にされておしまいです。
次のフローに進んだ際も、常に必要な目線です。
全てを疑うのです。

引き継ぐ仕事が発生した経緯は？

引き継ぐ仕事は、なぜ発生したんでしょうか。
例えば、下記だけでもプライオリティが全然異なりますよね。

担当者マターで勝手にやりはじめた？
お局に依頼された？
社長命令だった？

なかなか厄介ですね。
担当者マターで勝手にやり始めた事だったらいくらか気が楽なんですけどね。
業務背景である「明確な意思決定の有無」を掴めば重要度はわかりやすいです。

会社全体から見た引継ぎタスクのプライオリティをいち早く掴んで引き継ぎの不安を少しでも消しましょう。

引き継ぎ業務を行う上での登場人物とその役割を明確に！

前項までで引き継ぐ案件のアウトラインを掴めましたか？

続いては登場人物を洗い出しましょう。

そのタスクを行う上で誰が絡んでいて、誰が厄介そうなのか。
前任者から聞き出しましょう。

「誰ですか？」と聞くと答えが返ってきません。

「◯◯さんですか？」とYES、NOで返答可能の質問をしましょう。

登場人物をただメモするだけでなく、しっかりとタスクフロー上に書き込んでついでに相関図書いちゃったりなんかして仕事をしながら登場人物の顔が浮かぶようメモをしましょう。

ココがポイント

ストーリーで記憶すると定着率も上がってオススメです。

業務フローを明確にし、想定される事象を可能性レベルでひたすらピックアップ

引き継ぐタスクが段々見えてきたら続いてフローを明確に聞き出したいですね。
出来れば箇条書きでA4あたりに纏めてペラっとほしいもんですが、退職が決まっているブラック企業社員には残勤務日数のカウントダウンしか見えていません。
フローを聞き出しつつ、下記を行いましょう。

タスクを行った時に想定される事象を思考
事象毎の導線設定

導線設定は、何かが起きた時に誰にどのように問い合わせるのか。という事ですね。
前任者から聞き出せればいいのですが、元ブラック企業社員に向かっている明日しか見えていない社員にとっては、貴方の絶望は御構い無し。

下手に委ねるよりも自分で考えてどんどん質問をしましょう。

この工程で相当数の行動パターンが出てくると、だいぶリラックスしてくるはずです。

退職予定の社員を羨む余裕が出てくるのではないでしょうか。
トコトン考えましょう。
改めてもう一度言っておきます。

全てを疑いましょう。

過去のトラブル有無を知っておく

そろそろ仕上げです。
引き継ぎを行った後、失敗したくないですよね。
そのタスクを行う上で、トラブルがあったかどうか聞いておきましょう。

トラブルの履歴があるのであれば、しっかりとヒアリングする事。
トラブルの内容によってはフローを丸ごとひっくり返さねばならないかもしれません。

退職者はもう辞めるのでヒヤリハットを放置して運でなんとかなっているのかもしれませんよ。

必ず聞き出しましょう。
勿論ヒアリングするだけでなく、トラブルに対する対策のイメージをする事を忘れずに。

余裕があればトラブルになりそうだった事も聞いておくといいかもしれませんよ。

仕事の流れと期日をまとめる

大体引き継ぐ事ができましたね。
ここまでくれば安心の一歩手前です。
最後に、貴方が仕事の流れと期日を纏めましょう。
今までヒアリングした事も織り交ぜると簡易マニュアルの完成ですね。

絶対に行ってはいけないのが、退職者に纏めてもらう事です。
退職者には明日しか見えていません。
今までヒアリングした事が全て水泡と化すので絶対に辞めましょう。

今までメモをした事をあなたが全て纏めて、ついでに上司にも回覧しておきましょう。

めんどくさいって？失敗したくない気持ちを強く持ちましょう。

ラストが正念場。

引き継ぎタスクを俯瞰して属人的なフェーズを認識する

引き継いだ業務をわかっていると出来るは全く意味が異なります。
引き継いだタスク、専門的な知識を要する、属人的なポイントはありませんか？
もしもあったらかなり厄介です。
必ず知っておきましょう。
下記を意識すると浮き彫りになります。

経験に基づき判断を要するポイントは？
専門分野はある？
前任者と登場人物の人間関係ならではの成果はある？

こういった事が実際にタスクを行う上であったら要警戒。
専門分野の存在は習熟度を向上させていけばなんとかなるのですが、登場人物と引き継ぎ者の連携プレイが成すタスクだったとしたら焦りますよね。

貴方も引き継ぎ者と同等の人間関係を築きたいところですが、時間がありません。
そんな時は、下記を試みて下さい。

事前にフローを分離させ、連携相手に依頼しておく。

一見ピンチですが、焦らないで大丈夫。
業務を知っている人がいるという事は、質問相手が少なからずいるという事。
頭を下げて、色々と聞きましょう。
連携相手がお局だったとしても。

ガマンです。

失敗したくなければパイプは活かしましょう。