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言った言わないはもうウンザリ!!水掛け論を防ぐ方法

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言った言わないはもうウンザリ!!水掛け論を防ぐ方法

言った言わないはもうウンザリ!!水掛け論を防ぐ方法

 

ブラ男です。

こんにちは。

 

ブラック企業はコレ無くしては語れない。

「言った言わない」に発展する水掛け論。

皆さんは体験したことありますか?

社内では上司と。

社外ではクライアントと。

ブラック企業だとよくありますよね。

 

こんなギモンを解決します

  • 言った言わないってなんで起こるの?
  • 防ぐにはどうしたらいいの?
  • 回避する立ち回りや注意点は?

 

こんな疑問を持った方に是非ご覧頂きたい。

言った言わないの水掛け論になると、立場の低い方が謝るしかないのが現状。

正直避けるしかありません。

避けていたとしても、上司の機嫌が悪かったり、クライアントがイライラしていると意図的にしてくる人もいるほどなので厄介ですよね。

ブラック企業で仕事って言った言わないの水掛け論を防ぐ事が目的じゃないかと思うほど。

少しでも参考になればと思います。

途中で僕の実際の管理方法も記載してあります。

ホント、もう言った言わないコリゴリです・・・。

 一発謝罪した方が早いのでは・・・。

 

 

 

 

言った言わないを防ぐためには作業領域の確認する事

言った言わないを防ぐためには作業領域の確認する事

結論です。

ズバリ、作業領域の確認をしましょう。

言った言わないは一緒に仕事をする人としか起こりません。

 

  • 顧客
  • 社内(営業や、運用チームなど)
  • 協力会社

 

この3パターンですね。

ず作業領域の確認をしましょう。

複数人で行う仕事は必ずといっていいほど誰が行うのかわからない、浮いているタスクが発生しています。

プロジェクトリーダーがデキる人であれば浮いているタスクを見抜き、割り振るのですが、そうでない場合この浮いているタスクが言った言わないになりやすいです。

結果、立場の弱い者がそのツケを払う事になるのです。

言いにくい事でも早めに確認をしておきましょう。

ブラック企業は簡単に社員を切ってしまうので、そういう立場にならないリスクヘッジが必要です。

 

言った言わないの根源は、認識の違い

認識の違いから起こる

何故、言った言わないなんて不毛な事が起きるんでしょうか。

言った言わないは、認識の相違から発生します。

コミュニケーションをとる時、相手は都合のいいように解釈をして進めます。

極力タスクは簡潔に認識したいですし、「あ、コレだけやればいいのね」って思いたいですよね。

他者と仕事をするときは100%認識に相違がある状態で仕事がスタートしますので、ほとんどの時間を認識の共有に充ててもいいくらいです。

 

そういうつもりじゃなかった。

なんで前もって言ってくれないんだ。

ブラック企業にいるとよく聞こえてくる気がします。

泥沼ですね。

頑張れば頑張る程裏目に出るため、言った言わないは苦痛です・・・。

 

記録の残し方

記録の残し方

さて、言った言わないを防止する具体策の説明なのですが、「記録に残す」事が一番効果的。

どんどん記録に残しましょう。

注意してほしいのは、何かが起きた時に「証拠」として相手に突きつけるのは最終手段です。

人間関係が壊れるのであまりオススメしません。

 

ここでいう記録とは、認識の相違を早期発見するためにアナタが使用します。

何を残せばいいのか・・。

下記です。

 

  • 決定事項
  • 未決定事項
  • 今後の流れ
  • 携わっている人の意向
  • 共有済事項

 

これらすべてを残しましょう。

可能であれば、チームで動いている人間全員に回覧できる状態が望ましいです。

ポイントは、打ち合わせや案件の始まりと終わりをしっかり締める事です。

ぶっちゃけ中間は話さえ聞いていればどうでもいいですね。

「何」を使ってどのように残すのか。

次項から説明していきます。

 

ココがポイント

自分は自分の記録係。記憶せず自分が外部メモリを作る感覚で記録をとる。

 
 

メールで残す

メールで残す

メールは手ごろで確実に証拠・記録として残りますね。

何か言われた時はその人間にメール転送すれば一発なので、とりあえずメールで残すようにしておきましょう。

口頭のコミュニケーションは全てメールで残しましょう。

 

証拠をわざと残していると思われても構いません。

どう思われてもいいので言った言わないだけは回避しましょう。

ちなみに、メールCCに上司が入っているからといって安心する人をよく見ますが、要注意です。

残念ながら上司はそのメール、ほとんど見ていませんよ。

送った送ってないをしては本末転倒なので案件管理は細心の注意を払って自分自身で管理しましょう。

 

議事録を作成する

議事録で残す

大人数での打ち合わせは必ず議事録を作成し、関係者に回覧をしましょう。

社内外問わず、必ず作っておくと抜け漏れをその場でピックアップできるため、重宝します。

 

議事録はかなり面倒な作業なので、打ち合わせ中に発言などを打ち込んで置き、整形作業のみにするとGOODです。

 議事録を作ると俯瞰して確認する事が出来るため、打ち合わせ中には気づかなかった確認事項が浮かび上がってくるのも助かりますね。

 

ボイスレコーダーで記録する

ボイスレコーダーで記録する

テキストで記録を残しつつ、 ボイスレコーダーでも録音しておきましょう。

後で議事録残すので・・。と言えば周囲にそんなに悪い印象は与えないと思います。

スマホで電話で話した内容も録音できるアプリがあるため、すべての会話を録音するくらいでいいかもしれません。

よほどの事がない限りエビデンスにプライオリティを求められることはないとは思いますが、下記の順に効力を発揮します。

 

  1. 映像
  2. 肉声が録音されているレコーダー
  3. 日付が入ったテキスト(メール)
  4. 文書
  5. 手書きのメモ

 

また、スマホでボイスレコーダーのアプリがありますが、オススメしません。

電池の消耗が激しいのと、やはりスマホのマイクですと音を拾いにくいというのが理由です。

胸ポケットに入るくらいの大きさで約5000円で購入できるので、ぜひ購入をオススメします。

 

どうしても言った言わないに発展しがちな方は是非録音する事をオススメします。

録音したものを後から聞き返し、想起に役立てましょう。 

 

 

記録情報は「整理」する事で効果を発揮する

情報の整理は重要

 打ち合わせを重ねると、管理をマメにせねばせっかくとったエビデンスも意味をなさなくなってしまいます。

 とにかく情報の整理が大事です。

見たいファイルがいつでも素早く確認できる体制が言った言わないの防止策の9割占めているといっても過言ではありません。

どこになにがあるかわからない状態では後手を踏みますからね。

 

僕が実際に使っているフォルダ階層表を記載しておくので、参考になれば幸いです。

整理すると気持ちに余裕がでて落ち着きますね。

 

 

フォルダマップ

 

僕は画像のようにフォルダ分けして管理しています。

会社毎にタスクの発生軸や業務特性が異なるので、就業している会社毎に変化させていますね。

何かを探している時間が仕事をする上でタイムロスで対応が後手に回るため、しっかり管理しないと言った言わないに発展しやすくなるんですよね・・・。

 

アレ、あのファイルどこだっけな・・・

「そういえば、あのときの打ち合わせ何話してたっけ・・・」

 

仕事中このような時間が多ければ要注意です。

仕事の3割くらいは思い出す時間に使っている可能性ありますよ。

蓄積された情報をガンガン整理をしていきましょう。

情報整理のための時間を設けてもいいほど。コレ大事です。

 

 

注意!こういう時に起こりやすい言った言わない体験談

 忙しい時なんて管理なんてできませんよね。

記録なんてできない時もあると思います。

僕の体験談を記載します。

今思い返しても壮絶でした。。。

 

体験談

 

プレイングマネージャーで就業しており、プレイヤーとしての割り込み仕事とマネージャーとしての管理業務が重複し、一気に身動きがとれなくなった事があります。

あまり覚えていないのですが、その時は些細な言った言わないが頻発化していたように感じます。

相手の意図を考えたり、認識の共有作業が雑になるんですね。

原因は下記でした。

 

  • 忙し過ぎ(割り込み仕事多すぎずっと電話してるわろた状態)
  • 問い合わせなどは答えて終了(質問の意図なんて探れないわろた状態)
  • メールがチャット感覚で飛んでるわろた(もはや見ていない)

 

 管理どころではなく、電話が鳴りっぱなしの状態。

常にだれかと会話しており、自分の仕事なんて全く手つかずです。

出社した瞬間に気づいたら16時とかよくありました。

この時はさすがに時間外労働が月間で170時間くらいまで膨れ上がっており、案件の管理なんて全くできませんでした。

テレアポしながら請求書とか作ったりしている状態ですね。

フォルダ整理も超雑です。

ただ、1つだけ行った事があります。

 

  • 自分の発言を全てメールで残した

 

電話で話した事、質問に対して回答した内容などを全てメールで残しました。

幸い僕はタッチタイピングが出来たので、電話しながら同時にメールを作成し、終話と同時に相手先にメールを送信していました。

ここまで忙しいと自分が言っている事がわからなくなってくるんですよね。

今も当時の記憶はあまりありません。

 

が、しかしこの時の対応がなんと数年後問われる事になってしまい、見事に言った言わないに発展しました。

当時の記憶がほとんどないため、「さすがに終わったな・・・」と思い始末書を先に書こうとした矢先です。

ふとメールを見返してみると、出るわ出るわエビデンスの数々。

まさに当時の自分グッジョブというやつで、メールで残していた事で僕自身は事なきを得る事になりました。

ブラック企業なので証拠が残っていても僕は社内で色々言われはしましたが、一応証拠があるので僕もそこまで気にしませんでした。

 

どうしても前後不覚になるくらい忙しい時って情報整理どころではないです。

言った言わないで一番怖いのが、言ってない事を言ったと言われる事。

メールで全て残し、万が一自分がした事が思い出せなかったとしても来の自分が対策をとれるよう、手がかりを残しておくことはまじで重要。

ブラック企業は誰も守ってはくれませんからね。

 

言った言わないを制するものは、ブラック企業を制する

言った言わないを制するものはブラック企業を制する

ここまでお読み頂いた方は、ハメられた経験があるのではないでしょうか。

もう大丈夫。

まとめます。

 

言った言わないの原因

  • 認識の相違

 

解決策

  • 作業領域の確認
  • 記録をとる

 

記録のとりかた

  • メール
  • 議事録
  • ボイスレコーダー

蓄積した情報を整理する事で効果はばつぐんだ

 

超多忙のときは・・

自分の発言をメールで残す。

 

言った言わない、もう卒業しよう。

もし追い込まれてしまったら、証拠を元に全力で反論しよう。

後の関係性なんて関係ない。

関係が悪くなってでも守りたいものがあるのだとしたら、全てぶちまけよう。

 

ブラック企業にはあまりにも水掛け論が多すぎる。

水掛け論は当事者のエネルギーも時間も浪費する。

もし、アナタがもう別の方向を向いているのであれば、適当に謝った方が早かったりもする。

言った言わない一週間。適当に謝罪は一瞬なのだから。

バランス感覚を大事にして、心だけは疲弊しないようにして下さいね。

 

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尚、動画で触れるブラ男は下記。
ペットを愛でる距離感でご覧ください。

 

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ブラ男

ブラ男

こんにちは。ブラ男と申します。 お察しの通り、ブラック企業に転職してみた系男子、略して「ブラ男」です。「絶対コレホワイト企業っしょwww」って自信満々にブラック企業に突っ込んでったアナタの友人に、ハンカチの変わりにそっと差し出せるようなブログを目指しています。担当職種を聞かれてパッと言えないのが最近の悩みです。30代男性。フォローする @brao_brao_brao

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